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Manter as contas em dia e o controle absoluto de todos os pagamentos efetuados em um clique é o maior benefício da automação de processos no relacionamento com fornecedores. Com o ERP, não há uma nota fiscal de origem desconhecida pela gestão do negócio.

Os fornecedores ligam e, mesmo que o banco demore a processar as operações, o autorizador de pagamentos mostra o débito, evitando a duplicidade e possíveis estornos provenientes dela. Você pode ter mais de um colaborador para autorizar a quitação financeira: quando um não está, o outro responde pelos trabalhos do setor.

Explicamos agora o que é ERP, como esse tipo de software funciona e como a sua utilização permite otimizar processos, diminuir custos e aumentar os resultados da empresa. Confira!

O que é ERP e como funciona?

ERP (em inglês Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos Corporativo) é um programa que integra as informações de todos os processos de uma organização em único sistema para gerenciamento empresarial. Seu objetivo principal é a composição das informações para melhor administração da companhia e redução de tempo e custos nos processos.

Uma empresa deve organizar contas a receber e a pagar, pedidos e vendas, emitir nota fiscal, controlar estoque, folha de pagamento de funcionários, entre diversos outros processos. Administrar todos os dados isoladamente necessita de mais tempo e é muito passível de falhas. Quando as informações estão inseridas em um sistema único, erros são mais improváveis e a gestão de análise fica mais rápida.

Quais funcionalidades seu ERP deve ter?

Entendido o que é ERP e qual tipo de software você deve esperar encontrar ao contratar uma solução desse tipo, é interessante entender quais são as principais funções que um ERP de qualidade deve oferecer. Essas funções estão diretamente ligadas ao dia a dia da empresa e, por isso, devem ser analisadas com cuidado antes da contratação. Confira!

Gestão financeira eficiente

Um dos principais obstáculos enfrentados pelas empresas, pequenas e grandes, é a gestão financeira eficiente, já que ela está diretamente relacionada a fatores de controle de estoque, gestão de notas fiscais, controle e padronização de processos, dentre outros elementos, que impactam o dia a dia do negócio.

A burocracia governamental e o pagamento de impostos são dois dos maiores desafios que podem ser facilitados com a aplicação de um sistema ERP de qualidade, já que eles tornam a execução dessa tarefa um processo automatizado e menos sujeito a erros, além de melhor auditável e com capacidade de aperfeiçoamento.

Sistema de controle de estoque

Todo ERP de qualidade oferece sistemas de controle de estoque, uma vez que esse também é um grande desafio das empresas e pode impactar a lucratividade e a rentabilidade delas. Para empresas que atuam com a venda de produtos, o controle de estoque é considerado o sangue que as move.

Por isso, o controle de estoque permite identificar o momento mais adequado para realizar compras, definir as datas mais apropriadas para compra junto ao fornecedor e mesmo evitar perdas por armazenamento inadequado.

Sistema de geração e gestão de notas fiscais

A geração e gestão de notas fiscais, outro processo importante e que pode ser automatizado com o uso de um ERP, é fundamental tanto para o controle financeiro quanto para o cumprimento das obrigações fiscais, contábeis e tributárias da empresa. Por isso, é fundamental que o sistema conte com uma solução integrada e que permita emitir as notas quando necessário, gerir as notas emitidas e direcionar os documentos para os devidos destinatários de forma digital e nas condições estabelecidas em lei.

Controle e padronização de processos

O controle e padronização de processos também é uma vantagem conquistada a partir da adoção de um ERP de qualidade, já que ele permite otimizar a execução de tarefas, compreender como executar processos de maneira mais eficiente, ágil e descomplicada, garantindo também melhores resultados para o seu negócio.

Suporte ao atendimento

Por último, é interessante que o sistema ERP escolhido ofereça suporte ao atendimento, uma vez que ele apresenta um papel importante na execução dos processos e facilita a integração entre os setores da empresa.

Quais são os benefícios desse software?

Entendidas as funções que o ERP deve oferecer, também é interessante compreender quais fatores influenciam na valorização do investimento em um sistema ERP de qualidade. Para isso, é recomendado analisar os benefícios oferecidos pela aplicação e como ela impactará a empresa.

Controle e padronização de processos

Quando os processos de emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente, relatório e muitos outros são organizados e padronizados no sistema ERP, a instituição economiza tempo de atividades e registros manuais, aumentando sua produtividade.

Visão e redução de erros

Ao observar todos os procedimentos da empresa por meio de um sistema, fica muito mais fácil perceber em quais pontos e setores há falhas. Desse modo, a tomada de decisões é inteligente e rápida, capaz de diminuir completamente os erros em vários níveis da companhia.

Redução de estoque

Antes, muitas empresas compravam produtos em grande escala para assegurar um bom preço. Porém, os softwares ERP possibilitam diminuir o estoque da sua empresa, reduzindo custos com produtos investidos e espaço para estocá-los, sem perder a função de adquirir as matérias-primas com preços melhores.

Aumento de produtividade

A produtividade expande quando os procedimentos são automatizados e as falhas são evitadas. Por exemplo, os sistemas ERP impedem que a logística remeta produtos errados para os clientes, ou que aconteçam erros na produção de materiais, abstendo-se, assim, de perder dinheiro e tempo.

Qual a importância de as empresas investirem em novas tecnologias?

Um bom ERP causa impacto assertivo sobre as vendas de diversas maneiras. Para iniciar, tenha em mente que o software ERP automatiza metodologias que, de outra maneira, seriam limitados ao funcionamento manual.

Desse modo, a automatização oferece um ganho de tempo apreciável para o seu time. Esse tempo pode ser utilizado para outros trabalhos, como a negociação com fornecedores por melhores valores, buscando estreitar a relação da sua marca com seus clientes, por exemplo.

No próprio balcão, o treinamento da sua equipe para um melhor atendimento ao cliente é passível de otimização. O estudo das informações coletadas pelo seu ERP também figura como vantagem, proporcionando melhores tomadas de decisões, embasadas em um processo de gestão estratégico.

Para garantir que a implementação do sistema ERP seja efetuada de forma inteligente e garanta os resultados esperados para a empresa, é fundamental contar com apoio especializado de uma empresa de consultoria e desenvolvimento de softwares, que garantirá que a aplicação esteja adequada às necessidades da empresa e ofereça suporte para as adequações que se fizerem necessárias.

Em resumo, tudo sugere que implementar um ERP é ideal para expandir as vendas do seu time em uma atmosfera que possibilita um bom relacionamento com o cliente e uma melhor relação entre os próprios colaboradores.

O que você achou de entender mais o que é ERP e quais fatores tornam o uso desse tipo de software tão importante para as empresas? Caso tenha ficado com alguma dúvida ou deseje mais informações para a implementação de um software ERP em sua empresa, entre em contato conosco!

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