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Automação de processos: quais os impactos no varejo?

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Bessani Softwares
Tempo de leitura: 7 min

Por mais que muitas empresas de varejo ainda sejam resistentes à adoção de soluções inovadoras e de tecnologia em suas rotinas, buscar esse tipo de implementação é fundamental, pois a automação de processos no varejo torna o funcionamento da organização mais dinâmico, controlado e eficiente.

No entanto, existem dúvidas a respeito de como é a automação de processos no varejo e também sobre suas vantagens, sendo que muitas empresas ainda não se beneficiaram simplesmente para seguir uma tradição ou por mero desconhecimento das ferramentas disponíveis.

Explicamos, agora, o que é a automação de processos no varejo e quais são os seus impactos nesse ramo. Confira!

O que é a automação de processos no varejo?

Quando falamos de automação de processos no varejo, estamos tratando do uso de softwares que permitem integrar as atividades comerciais de um estabelecimento. Isso significa que a empresa passa a utilizar ferramentas tecnológicas para otimizar e agilizar etapas de procedimentos dos seus diversos setores, ganhando em tempo, eficiência e custo.

O principal destaque da automação de processos é realizar tarefas que, antes, eram feitas manualmente e de forma analógica, como o fluxo de caixa, o controle de estoque (por meio de leitores de códigos de barras), a conferência de notas fiscais (com leitores de XML), entre outras operações digitais que evitam erros e garantem mais segurança e controle para os varejistas.

Como implementar a automação de processos no varejo?

Ao definir a solução ideal para automatizar os processos da sua empresa, é preciso planejar como será a adaptação de toda a cultura organizacional, principalmente na rotina dos colaboradores que serão responsáveis pela manipulação da ferramenta. Confira como essa eficácia pode ser viabilizada:

  • envolva todos os devidos responsáveis e profissionais no processo de implementação da ferramenta;
  • defina o portfólio e registre as características de todos os produtos, assim como os dados dos principais fornecedores e clientes;
  • mapeie os processos organizacionais;
  • defina indicadores para acompanhar os resultados;
  • estabeleça um método para a coleta de informação;
  • disponibilize, aos colaboradores, treinamentos para capacitação.

Quais são os principais impactos dessa automação?

Compreendido o que é e para que serve a automação de processos dentro do varejo, é interessante também entender quais são seus efeitos e como ela pode auxiliar os varejistas em seu dia a dia. Listamos, abaixo, alguns dos itens positivos oferecidos pela automação.

Maior segurança

Toda operação realizada de forma manual tende a erros, já que depende da manipulação humana, do conhecimento e da atenção de quem executa ou mesmo das ferramentas disponíveis.

Contar apenas com a capacidade de trabalho humano, muitas vezes, pode criar vulnerabilidades para a informação. Isso porque o grande problema na execução de atividades manuais é a falta de controle de quem visualiza e altera os dados gerados.

Por exemplo, documentos precisam ser devidamente organizados e armazenados, e informações confidenciais não podem ficar à disposição de qualquer pessoa.

Por meio de um sistema mais efetivo de controle e gestão da informação, é possível delimitar esse acesso com autenticação por senha ou multifatorial (biométrica, por exemplo). Isso garante que as informações se mantenham íntegras e confidenciais, sem prejudicar a disponibilidade para aqueles a quem compete a sua visualização.

Além disso, ao contar com um sistema de automação, é possível reduzir os erros no controle de estoque, no fluxo de caixa e na análise de compra e venda, garantindo uma maior segurança dos resultados obtidos.

Agilização de procedimentos

A automação também garante que a execução de atividades internas seja realizada de forma mais ágil e eficiente, preservando um melhor desempenho nas empresas.

A eficiência acontece, principalmente, com a redução de erros, mas também pela facilidade de visualizar e comunicar o fluxo de trabalho e suas informações entre vários departamentos que participam de cada processo, na tomada de decisão mais acertada e na facilidade em planejar e controlar resultados em função das expectativas criadas com cada ação.

Isso se reflete na redução de custos operacionais e na possibilidade de a equipe de trabalho reduzir sua taxa de ociosidade e, com maior precisão em suas ações, dedicar esforços a setores mais estratégicos e rentáveis da organização.

Qualidade no atendimento ao cliente

atendimento também é beneficiado com a automação de processos no varejo. Com o auxílio de ferramentas adequadas, é possível oferecer ao cliente respostas imediatas a questionamentos, como de estoque e preço, que permitem um contato mais objetivo.

Além disso, a empresa pode armazenar os dados dos seus clientes e oferecer vantagens e promoções exclusivas para aqueles consumidores mais assíduos, além de definir melhor quais as características e preferências de consumo de sua clientela para criar estratégias de vendas e de marketing mais eficazes para sua fidelização.

Melhor eficiência operacional

Também vale destacar que as lojas de varejo ganham melhor eficiência operacional ao contar com processos automatizados, pois eles são ágeis e demandam menos tempo dos colaboradores. Além disso, operações demoradas, como fechamento de caixa ou balanço mensal, passam a ser tarefas rápidas e descomplicadas de realizar.

Outras rotinas que ganham eficácia com sistemas integrados de gestão são as da cadeia de suprimentos. A logística nas empresas, comumente, é deixada de lado, mas é, em grande parte, responsável pela fidelização de clientes.

Empresas que trabalham com e-commerce ou entrega em domicílio precisam viabilizar sua capacidade de atendimento e manter seus processos alinhados, para que as condições e os prazos praticados não estejam em desacordo com as expectativas dos seus clientes.

Apoio à tomada de decisão

Os sistemas automatizados permitem, por meio de relatórios, gráficos e fluxogramas, realizar uma série de análises, como de estoque, de fluxo de compra e venda, entre outras, que possibilitam ao gestor definir ações mais acertadas e fundamentadas, garantindo maior lucratividade e resultados mais atraentes para a empresa.

O gestor pode, por exemplo, acompanhar o desempenho individual dos vendedores e definir qual a melhor equipe para potencializar suas vendas. Paralelamente, há dados para embasar a criação de um portfólio com produtos de saída mais rápida e maior rentabilidade, também para aumentar a efetividade dos seus resultados.

Por que contar com especialistas em automação de processos?

Implementar um sistema de automação de processos pode ser uma tarefa desafiadora, já que exige conhecimento técnico especializado para que tudo funcione corretamente. Para isso, é interessante buscar peritos em sua estruturação, com toda a expertise necessária para garantir o sucesso do uso desse tipo de serviço.

Como é possível perceber, a automação de processos tem impacto direto na produtividade, no desempenho e na tomada de decisões dentro do comércio, sendo uma ótima aliada para o desenvolvimento de qualquer negócio, mas, principalmente, no segmento do varejo.

O avanço da tecnologia converge a eficiência das empresas para a utilização de recursos, como a nota fiscal eletrônica e o armazenamento de dados em nuvem, para acesso irrestrito a qualquer hora e de qualquer lugar. Além disso, é possível dizer que, ao contar com o apoio de um parceiro especializado, sua empresa tem mais segurança e garantia de eficiência.

O que você achou de entender mais a respeito da automação de processos no varejo e seus efeitos? Para complementar sua leitura, que tal entender o impacto da padronização de processos na eficiência da sua empresa?

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