Finanças

Entenda agora o por quê e como fechar um caixa diário.

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Como fechar caixa diário
Tempo de leitura: 9 min

Apesar de parecer uma atividade simples, muitas pessoas não sabem como fechar o caixa de uma empresa corretamente. Essa é uma das questões fundamentais para o sucesso de um negócio, pois além de contribuir para uma gestão financeira positiva, também ajuda a tomar decisões acertadas.

Portanto neste conteúdo mostraremos as melhores práticas sobre como fechar o caixa. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

Por que fechar o caixa da empresa é tão importante?

Nos últimos três anos, mais de 340 mil empresas fecharam as portas no Brasil. Um dos motivos observados por especialistas é a dificuldade que os gestores têm para administrar as finanças de seus negócios. A falta de um controle rigoroso sobre o capital que entra e sai do caixa da empresa pode sujeitá-la a graves riscos, sem que dê tempo de reverter os danos causados.

Sendo assim, o controle de fluxo de caixa diário tem um papel vital para qualquer negócio. Maus hábitos financeiros devem ser eliminados, como a retirada de dinheiro não programada, em especial quando isso ocorre para o pagamento de despesas pessoais.

Quando esse tipo de prática acontece, é comum que não seja registrada no sistema. Isso representa um prejuízo ignorado e, à medida que ele se repete, a quantia que escapa do controle financeiro só aumenta.

Além disso, cobranças equivocadas e erros no troco ao cliente são gargalos que podem comprometer seriamente a sobrevivência da empresa. Por isso é imprescindível que o fechamento do caixa seja realizado diariamente e de forma rigorosa. Mas existem vários outros motivos para assumir essa prática. Confira abaixo!

É mais fácil, prático e seguro

Imagine uma empresa com 100 lançamentos diários no caixa. No final da semana ela acumulará, no mínimo, 500 registros, isso se não abrir aos sábados. Se o fechamento for feito semanalmente e algo precisar ser conferido, a pessoa responsável vai precisar procurar o problema entre 500 possibilidades de erro.

Por outro lado, com o fechamento diário seria necessário investigar apenas 100 ocorrências, sendo muito mais fácil resolver o problema que, além de tudo, não seria agravado. Afinal, não são raros os casos em que um erro favorece outro e aumenta o problema. Em razão disso tudo, o fechamento diário poupa trabalho, pois é mais fácil, prático e seguro. Tudo o que é exigido é disciplina.

Melhora o acompanhamento

O fechamento de caixa é um exercício que ajuda a perceber a real situação financeira da empresa. Ao efetuar esse procedimento conferimos se existem problemas, a evolução de números, a inadimplência, falta de documentos fiscais que precisam ser armazenados e assim por diante.

Por isso, o simples ato de fechar o caixa permite a quem o executa um contato diário com as questões financeiras, que fornecem pistas e apontam tendências que podem ser verificadas e comprovadas ao consultar relatórios mais específicos.

Para melhor entendimento, podemos fazer uma analogia com a pilotagem de um pequeno avião. Nesse cenário, podemos dizer que as observações que fazemos ao fechar o caixa são como a paisagem que visualizamos pela janela do avião. Se observamos uma nuvem diferente no horizonte, podemos fazer uma consulta pelo rádio para confirmar.

Possibilita o revezamento

Todo empresário sabe que ninguém pode ser responsabilizado por algo em que todos interferem. É por isso que o caixa precisa de alguém responsável que, ao final do dia, preste contas e registre os saldos com os quais fez o fechamento.

Se isso não ocorre e outra pessoa passa a tomar conta dos processos de recebimento, como será possível identificar e corrigir algum problema futuro? Qualquer diferença nos valores será muito difícil de resolver.

Organiza o financeiro

O fechamento garante a regularidade e a conformidade dos seus procedimentos financeiros. Enquanto existem pendências, seja de fechamento, lançamentos ou outros, não é possível afirmar que as finanças estão organizadas.

Desse ponto de vista é preciso considerar as exigências fiscais. Conforme a legislação, as empresas são obrigadas a efetuar o fechamento regular. Por isso, o que pode ficar pendente são procedimentos de conferência e aqueles necessários para a própria empresa.

Quando o fechamento não ocorre em conformidade com os prazos legais, a empresa se arrisca a eventuais punições simplesmente por irregularidades normativas, mesmo que todos os impostos e obrigações estejam em dia.

Ajuda no controle de estoque

O seu estoque gira diariamente e é mais difícil controlá-lo se o seu caixa não tiver lançamentos diários. Mesmo que você lance as entradas e saídas no momento certo, elas podem conter erros que só serão observados na conferência.

Como consequência, os efeitos podem ser sentidos no momento da venda e da compra, por não saber exatamente quais itens estão disponíveis para a venda e os que precisam de reposição.

Quais os erros mais comuns de fechamento de caixa?

Até essa parte do texto já relacionamos alguns erros comuns na gestão do caixa, como a retirada não programada e a acumulação de mais de um dia de fechamento (quando o encerramento não é diário), mas temos mais alguns deles para mencionar.

Falta de treinamento

Embora não seja um erro direto, como uma falha de lançamento, uma equipe mal treinada costuma ser o principal motivo para todos os outros equívocos. Até mesmo o empresário precisa buscar conhecimento sobre o tema, especialmente quando não tem formação na área de gestão.

É muito comum, por exemplo, que os colaboradores sejam treinados no momento da implantação de um novo sistema de frente de caixa, mas nem sempre essa capacitação é refeita quando um novo colaborador é admitido, ou mesmo quando os antigos precisam de uma reciclagem.

Não efetuar fechamentos parciais

Embora tenhamos mencionado a necessidade do fechamento diário como prática correta, também é importante lembrar que boa parte das empresas opera com troca de turno, o que indica a necessidade de fechamentos parciais em cada um desses momentos.

Sem efetuar esse procedimento, pode ser impossível identificar o fato gerador de diferenças, o que impede que eles sejam identificados e corrigidos. Normalmente, essa falha é corrigida com um lançamento de entrada ou saída.

Incluir o valor de parcelas

Essa é uma prática mais comum do que muitos imaginam e não pode acontecer de modo algum. Na contabilidade, existem as despesas e receitas de regime de caixa e as de regime de competência, com funções diferentes, seja para uso contábil, seja para a geração de indicadores e desempenho.

As de caixa, que devem ser lançadas diariamente, se referem ao que entrou ou saiu no dia. As compras parceladas só vão entrar no caixa no momento do recebimento. Mesmo que elas tenham sido feitas no cartão de crédito, por exemplo, elas só entram no caixa quando o valor é liberado no banco.

Não separar as despesas

Se as suas despesas não forem separadas por categorias, não será possível gerar os relatórios de que você precisa para tomar decisões. Os sistemas informatizados costumam ter regras programadas que impedem que esses lançamentos ocorram, além de automatizar boa parte dessas inclusões. Mas controles manuais ou planilhas não oferecem esses recursos.

Como fechar o caixa de uma empresa?

A seguir, mostraremos todas as etapas necessárias para fechar o caixa diariamente de maneira simples, funcional e eficiente.

Prepare o fluxo de caixa

fluxo de caixa deve corresponder a um registro minucioso de receitas e despesas da empresa, independentemente de quais sejam os valores relacionados.

Hoje em dia, grande parte dos empresários utiliza softwares de gestão financeira por causa da infinidade de benefícios que a tecnologia oferece a esse setor, como a automatização de tarefas repetitivas e a eficiência no controle de entradas e saídas de dinheiro.

Faça a abertura corretamente

Todo dia o caixa precisa abrir com um saldo disponível, correto? Dito isso, esse valor também precisa ser registrado juntamente ao fluxo de caixa, sendo marcado como ponto de partida. Também é válido estabelecer uma previsão de despesas para a data em questão, como contas a pagar e guias de recolhimento de impostos.

Marque todas as entradas e saídas do dia

Essa é uma das partes mais trabalhosas e que exige responsabilidade de todo o processo. Toda e qualquer movimentação financeira que ocorrer durante o dia precisa ser registrada no sistema. Isso vale tanto para as vendas ou serviços prestados quanto para as diversas despesas. Nada pode ficar de fora do controle de caixa diário, ainda que os valores pareçam irrisórios.

Confira todos os valores

Antes de fazer o fechamento do caixa é fundamental que todos os valores sejam checados. É necessário que todas as despesas e receitas combinem de acordo com os valores identificados no caixa. Também é interessante fazer a conferência de valores a cada troca de turno, pois isso permitirá que possíveis equívocos sejam identificados a tempo, evitando danos ou trabalho excessivo ao final do dia.

Faça o fechamento de caixa

Essa é a etapa mais simples de todo o processo, porém a mais importante: o fechamento do caixa. A tarefa não é complicada, basta subtrair todas as receitas do dia pelas despesas para chegar ao saldo atual. Este será o valor utilizado como ponto de partida para o dia seguinte.

Lembrando que, com o auxílio de um software de gestão financeira, a tendência é que esta etapa seja realizada com muito mais precisão, segurança e agilidade.

Como você pôde conferir neste artigo sobre como fechar o caixa de uma empresa, o processo não é tão complexo, mas é fundamental ter atenção em cada uma de suas etapas.

Existe alguma dúvida que ainda não foi sanada sobre como fechar um caixa diário? Você tem experiências sobre o assunto que deseja compartilhar com a gente? Então aproveite para deixar o seu comentário!

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