Finanças

Saiba como fazer uma boa gestão documental na sua empresa!

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gestão documental
Tempo de leitura: 3 min

A gestão documental é uma atividade pouco abordada em muitas empresas — que preferem se dedicar diretamente ao crescimento do negócio e à manutenção da lucratividade. A questão é que nenhum desses objetivos pode ser alcançado sem uma estrutura adequada, o que envolve o cuidado com a documentação.

Se a empresa não der atenção a esse aspecto desde o início, sentirá os efeitos de um modo impactante assim que começar a crescer de forma mais acelerada. Isso é um problema, pois é nesse estágio que o empreendimento sofre maior pressão da concorrência e enfrenta desafios como a necessidade de dedicação à manutenção da qualidade e os efeitos dos problemas estruturais.

Por isso tudo, o ideal é se preocupar com esses detalhes desde o início. Confira como!

O que é a gestão documental?

A gestão documental é um conjunto de atividades, procedimentos e boas práticas adotadas para garantir à organização a segurança, o acesso e a conservação dos documentos gerados pelo exercício da sua atividade. Basicamente, eles armazenam:

  • dados de cadastro;
  • estatísticas do negócio;
  • manuais internos de procedimentos;
  • projetos e planejamentos estratégicos;
  • contratos com parceiros, fornecedores e consumidores.

Desse ponto de vista, não basta apenas organizar os documentos no local adequado, nem tão pouco armazená-los com critérios definidos de localização e separá-los de acordo com o uso.

Considere que muitas das informações contidas nesses documentos são sigilosas. É por isso que o grande desafio dessa atividade consiste em garantir acesso facilitado para alguns colaboradores e, ao mesmo tempo, criar mecanismos de segurança que evitem que eles sejam disponibilizados para qualquer pessoa.

Como fazer a gestão documental em pequenas e médias empresas?

Podemos relacionar várias dicas e procedimentos importantes para a gestão de documentos (como separar os arquivos de acordo com o uso, criar uma rotina de digitalização e ter uma política clara para essa atividade), mas vamos nos concentrar em práticas mais centrais, para garantir que fiquem bem gravadas. São elas:

  • estabeleça padrões de organização;
  • considere o prazo legal de armazenamento de cada documento;
  • faça backups regulares;
  • defina regras e critérios de acesso aos documentos;
  • nomeie arquivos com uma nomenclatura que facilite a identificação do conteúdo;
  • invista em tecnologia de armazenamento e controle.

Qual a importância da gestão documental?

Para entender de forma definitiva a importância da gestão de documentos, é preciso perceber que eles armazenam dados. É disso que se trata: informações.

A diferença em relação aos indicadores financeiros da empresa, por exemplo, é que muitos dos contratos podem não estar digitalizados, e os dados nem sempre estão estruturados de um modo que possam ser comparados e processados.

Ainda assim, existem contratos que comprovam compromissos, documentos fiscais que indicam situações regulares e uma série de outras informações fundamentais para a sua empresa.

Por fim, é importante ressaltar que a gestão documental passa por um momento significativo de mudança. Recentemente, a exigência de autenticações em cartórios foi proibida em várias situações pela legislação, que também passou a validar documentos digitalizados.

Ainda demora um tempo para que seja desenvolvida uma cultura mais definitiva em relação a esses procedimentos, mas os efeitos de uma gestão documental burocrática e pouco automatizada logo serão percebidos pelas empresas. Por isso, é importante manter atenção em relação ao controle de seus documentos.

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