A nota fiscal de entrada, emitida por seus fornecedores, é um documento muito importante para a sua empresa. Basicamente, o sistema permite importar XML ou mesmo arquivos em TXT de forma individual e em lote das notas fiscais geradas.
Todo este controle é fundamental para o correto gerenciamento da saúde financeira de sua empresa, permite uma maior organização de seu estoque e ainda evita qualquer complicação na fiscalização, como a emissão de notas frias, por exemplo.
Com a implementação das NF-e de entrada, tudo parece sim ter ficado bem mais fácil. Neste post, você vai entender melhor sobre a importância da nota fiscal de entrada, como importar XML, sistemas de gestão empresarial que visam facilitar a sua vida e muito mais. Confira.
Organize-se: tenha um Cadastro de Produtos e Fornecedores
Tudo começa pela organização. Deste modo, é fundamental que você tenha todos os seus produtos devidamente cadastrados em seu sistema, onde serão identificados por um código interno, descrição e unidade de medida, se for o caso.
Serão essas informações as utilizadas para caracterizarem os seus produtos, além de facilitar e muito sua localização em todo o cadastro. Neste momento ainda, você pode e deve fazer a correlação com os respectivos fornecedores.
Vale lembrar que se você tiver um sistema ERP adequado, todo este processo será facilitado, inclusive no momento da emissão da nota fiscal de entrada e para importar XML. Mas falaremos disso mais adiante.
O que é a Nota Fiscal de Entrada e qual a Sua Importância?
Resumidamente falando, a nota fiscal de entrada nada mais é do que o documento para a comprovação fiscal de toda a sua movimentação de mercadorias recebidas, ou seja, todos os produtos que entraram em sua empresa.
A responsabilidade sobre sua emissão, conferência, etc., é tanto do fornecedor, quanto do comprador. Esta responsabilidade fica a cargo exclusivamente do comprador quando:
- Se tratar de um produto importado, por exemplo, tendo visto que a nota fiscal emitida por uma empresa estrangeiro não tem valor legal em território nacional;
- Caso o vendedor em questão não tenha a obrigatoriedade da emissão de um documento fiscal;
- Produtos e/ou bens adquiridos de leilões, arremates ou mesmo em concorrência pública;
- A retirada e transporte da mercadoria fica sob a responsabilidade da empresa que comprou os produtos.
Vale lembrar ainda que a nota fiscal de entrada não é gerada apenas quando há a compra do produto. Toda e qualquer movimentação deste produto precisa da emissão da nota fiscal de entrada.
São os casos de devoluções, mercadorias que foram levadas para uma feira de exposição, por exemplo, e que retornarão depois, entre outras situações.
Além de todo este registro legal, é preciso ter muita atenção quanto ao armazenamento de suas notas. Não basta apenas guardar os DANFES (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) emitidos, é preciso importar XML, que é o local onde se encontram todas as informações da NF-e emitidas.
Se você quiser saber mais sobre as NF-es, consulte o nosso Guia Completo sobre NF-e.
Como Realizar a Emissão da Nota Fiscal de Entrada
Você tem, na verdade, duas opções para emitir a sua nota fiscal de entrada: emissão e importação. Entenda melhor:
- Emissão de nota fiscal: a missão é feita por você mesmo e é esta nota que irá comprovar que a sua mercadoria entrou ou mesmo retornou para a sua empresa. O processo é praticamente idêntico ao da emissão da nota fiscal de saída.
- Importação de nota fiscal: isto é necessário quando o seu fornecedor que vendeu a mercadoria para você emitiu e forneceu a NF-e. É nesta situação que você precisará importar XML da nota fiscal. Só assim você conseguirá registrar legalmente a entrada da mercadoria, para seu controle de estoque e tributário.
Porque baixar a NF-e de entrada e como fazer isto?
Sua baixa é necessária para a correta gestão do seu negócio, além dos requisitos legais e tributários. Importar XML de sua nota fiscal de entrada representa também mais segurança para a sua empresa.
Aqui entra em questão também os seus próprios controles de estoque. Para baixar sua NF-e, siga o passo-a-passo abaixo:
- Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
- Dentre as várias opções disponibilizadas, selecione a “Consultar NF-e Completa”;
- Informe a chave de acesso, que são aqueles 44 números localizados no lado superior direito da nota fiscal. Preencha corretamente o código Captcha, clicando “Continuar” em seguida;
- Localize a nota fiscal em questão e o respectivo botão para o Download do documento, clicando sobre o mesmo;
- Será solicitado o Certificado Digital da Empresa, que já deve estar previamente instalado em seu equipamento. Feito isso, o download se iniciará normalmente.
O arquivo baixado estará em formato XML (eXtensible Markup Language) que define linguagens de marcação para o documento, conferindo mais autenticidade e segurança ao mesmo.
Você deverá guardar este arquivo em local seguro e, se possível ainda, com backups regulares.
A Tecnologia a seu Favor: os ERP para a sua Empresa
Os softwares de gestão empresarial surgiram para automatizar e otimizar diversos processos de sua empresa como um todo, viabilizando e facilitando a gestão da mesma, desde um controle de estoque até a ponta, nas vendas.
Com relação às notas fiscais, a maioria deles possuem módulos específicos que se integram totalmente o processo, tanto para notas fiscais de saída quanto as de entrada, como é o caso do ERP desenvolvido pela Bessani.Softwares.
O sistema de gestão empresarial da Bessani.Softwares é muito conhecido no mercado e é utilizado pela maioria das empresas. Toda a sua funcionalidade e módulos visam otimizar ao máximo todos os processos de sua empresa. Confira alguns dos módulos do sistema:
- Controle total de Estoque
- Controle total de Financeiro
- Controle total de Contas a pagar e receber
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
- Cadastros e Gerenciamento de Produtos / Matéria Prima / Serviços
- Emissão de Relatórios Gerenciais
- Controle total de Processo de Produção
- Controle total de Processo de Expedição
- Possui integração direta com Plataformas E-Commerce, e muito mais.
Além disso, este sistema conta com todas as facilidades para importar XML, não sendo necessária novas digitações. A relação custo benefício para a sua empresa é totalmente favorável.
Se quiser saber mais, fale conosco agora mesmo pelos telefones (19) 3522-2010 e/ou (19) 98163-1624.
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