Como criar organogramas para empresas familiares?

As empresas familiares nascem com algumas vantagens aparentes, como a dedicação dos envolvidos no negócio e a confiança que cada um deposita nos seus parentes. Contudo, com o passar do tempo, costumam surgir problemas — e construir um organograma para empresa familiar pode ajudar a resolvê-los.

Conforme o empreendimento cresce, ele passa a ter algumas necessidades que nem sempre são facilmente atendidas pelas características de uma empresa familiar. Dentre elas, a profissionalização está entre as mais marcantes.

Esses problemas são mais fáceis de resolver do que pode parecer, mas o comportamento emotivo dos dirigentes costuma dificultar a percepção da real situação e o consenso entre os familiares para solucionar os entraves. Neste post, veja como resolver essas questões com a criação de um organograma. Continue a leitura e confira!

Quais são as características das empresas familiares?

Segundo um estudo da PwC de 2014, somente 12% das empresas familiares se mantêm até a terceira geração, e apenas 1% até a quinta. O principal motivo costuma ser o fato de que elas são baseadas no fundador do negócio, que é o exemplo e o líder que direciona todas as atividades da gestão.

Quando ele se afasta, a equipe perde a referência que seguia para tomar decisões, executar procedimentos, conceder descontos e aplicar mudanças — quando necessário. A solução para isso é desenvolver uma atividade mais profissional e menos pessoal. Isso porque é impossível concentrar todas as possibilidades em poucas pessoas e esperar um grande crescimento do negócio.

Afinal, todos temos limitações com relação à quantidade de tarefas que podemos realizar em um determinado período — fator que limita a capacidade de crescimento da organização. Mas esse não é o único desafio.

Quais são os principais desafios das empresas familiares?

Quando você contrata um funcionário, faz isso com base no currículo, na formação e na experiência que ele possui — mas esse não é o caso dos membros da família. Todos precisam de conhecimento e competência para exercer suas atividades. Por isso, o primeiro desafio é o de profissionalizar a administração e, muitas vezes, os familiares envolvidos no negócio.

Obviamente, nenhuma família é igual à outra, e os maiores desafios podem variar de negócio para negócio. Ainda assim, além da profissionalização, é muito comum que apareçam barreiras para a inovação. No caso de empresas familiares, elas costumam desenvolver certa resistência para criar novos processos e procedimentos, de acordo com as boas práticas de gestão.

Como muitos dos envolvidos são da família, a necessidade de controle e monitoramento não parece uma prioridade — mas sempre é! Além disso, costuma haver dificuldade de reter talentos, implantar novas tecnologias, transmitir feedback e, principalmente, lidar com as emoções e as disputas pessoais.

O que é um organograma?

O organograma é uma espécie de gráfico que representa a estrutura da empresa. Normalmente, ele é montado obedecendo a hierarquia e contém os cargos e processos em multiníveis. Trata-se de uma ferramenta que visa deixar claras quais são as diretrizes do negócio para todos os envolvidos. Pensar que ele se aplica apenas às grandes organizações é um equívoco, visto que as pequenas empresas familiares também necessitam de um direcionamento nesse sentido.

Qual é a importância de definir funções e papéis dentro da empresa familiar?

Por tratar-se de um negócio em família, as pessoas podem deixar que o pessoal e o profissional pareçam “uma coisa só”. O ponto principal da mudança é separar essas duas áreas: algumas pessoas sentem dificuldades em aceitar ordens de seu superior, dependendo do grau de parentesco existente. Aliás, há quem tenha dificuldades até mesmo de reconhecer quem são os seus superiores e subordinados.

Isso pode prejudicar os resultados da empresa, já que alguns processos podem ficar inacabados. A falta de uma hierarquia clara acaba dando margem a um “jogo de empurra”, onde há muitas pessoas responsáveis por uma única função, enquanto outras atividades ficam esquecidas, já que ninguém quer desempenhá-las.

Quais são os benefícios que o organograma pode trazer à empresa?

Um organograma traz resultados de acordo com os benefícios proporcionados pela sua aplicação no dia a dia da empresa. A seguir, veja algumas das principais vantagens.

Comunicação interna

Quando cada um entende e aceita quem são os seus superiores e subordinados, a comunicação funciona de forma mais fluída. É essencial que haja diálogo entre essas pessoas, para que os objetivos da empresa sejam buscados por todos.

Produtividade

Muitas vezes, os colaboradores de uma empresa se sentem desmotivados e acabam se tornando improdutivos. Isso também acontece em empresas familiares. Esse problema pode ser causado pelo desconhecimento da função de cada um na empresa. Quando você não entende qual é a sua importância, fica difícil saber em que direção as ações devem ser tomadas — o que pode levar a uma inércia altamente prejudicial à produtividade e ao desenvolvimento.

Cultura organizacional

Uma empresa onde a hierarquia não é cumprida (ou mesmo conhecida) tem dificuldade para chegar a um consenso sobre os valores e crenças que deve seguir. Sendo assim, podem haver divergências e conflitos internos a partir de condutas consideradas impróprias por alguns e adequadas por outros. Daí a importância de uma hierarquia bem definida, que se comunica entre si e determina visão, missão e valores da instituição.

Como criar um organograma?

O primeiro detalhe que precisamos ter em mente é que uma empresa é uma entidade independente dos sócios. Como já mencionamos, em uma empresa familiar, é comum que a história do empreendimento se confunda com a dos sócios principais ou com a de um único fundador. Porém, o negócio precisa ter uma “personalidade” única, seus próprios objetivos e metas, um propósito e uma missão, além de um modelo de negócios e estratégias.

O organograma ajuda muito nisso, pois ele permite definir funções, tarefas e atribuições de acordo com os objetivos estratégicos da organização. Normalmente, é elaborado com base em um tripé: diretoria comercial, operacional e administrativa/financeira.

Essa estrutura é apenas a base: como existem empresas de diferentes portes e segmentos, é importante realizar uma pesquisa dos cargos e recursos humanos existentes antes de fazer as atribuições. Com base neles, são formadas as equipes de cada setor, com colaboradores, supervisores e gerentes — conforme o porte do negócio.

Sendo assim, a primeira tarefa é definir quais são as funções, qualidades e qualificações necessárias para cada ocupação. Dessa forma, pode ser necessária a realização de cursos, a orientação de consultores e outras ações que possam facilitar a execução de cada atividade. Uma vez definidos os cargos, também será necessário traçar a hierarquia existente entre eles.

O organograma deverá ser, então, levado ao conhecimento de todos na empresa. É importante determinar de que forma fluirá a hierarquia, colocando-se à disposição para tirar dúvidas e analisar sugestões quanto a possíveis alterações estruturais.

Com esse tipo de gestão e um organograma para empresa familiar, os empreendimentos poderão assumir características de negócios mais estruturados e organizados. Ao fazer isso, costumam prosperar com facilidade, pois unem os benefícios das empresas familiares com outros de organizações maiores.

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