Finanças

Redução de despesas e a tecnologia

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Atuando em um mercado globalizado e cada vez mais competitivo as empresas enfrentam um desafio diário pois continuamente elas querem aumentar a produtividade ao mesmo tempo em que precisam reduzir despesas.
Os empreendedores absorvidos pela gestão da empresa no dia a dia buscam por melhores resultados em vendas. Todavia, muitas vezes o que acaba acontecendo é que esquecem dos outros aspectos e começam a sofrer com:

Queda de qualidade;

  • Atrasos nas entregas;
  • Preços acima do mercado para tentar cobrir custos elevados;
  • Falta de matéria-prima por problemas com fornecedores, etc.

Além disso, é necessário destacar como todos esses fatores interferem no sucesso ou fracasso de um negócio. Por isso, a gestão da organização precisa estar voltada para desenvolver processos mais otimizados pois com estes estará reduzindo despesas e praticamente eliminando o desperdício.
Portanto, é fundamental que a gestão da empresa tenha por certo que falar em redução de custos implica em assumir um plano de ação. Além disso, é estabelecer a redução como objetivo e atuar de maneira inteligente e planejada, que considere a:

  • Utilização de tecnologia para otimizar tarefas;
  • Automação de processos;
  • Renegociação de dívidas como financiamentos e empréstimos;
  • Renegociações com fornecedores.

Saiba o que tirar

Em qualquer empresa a ideia de reduzir despesas deve ser trabalhada com seriedade. Todavia, muitas empresas ficam totalmente perdidas por uma única razão: como não conhecem os seus gastos de forma detalhada, ficam sem saber o que e como cortar.
Entretanto, em um cenário tecnológico e de inovações incessantes, essa questão precisa ser trabalhada com muito mais atenção pela gestão empresarial. Nesse sentido, vamos discutir alguns fatores que são cruciais para um gerenciamento estratégico do negócio.
Vamos começar diferenciando o que é custo do que é despesa, pois os dois itens desempenham papéis diferentes no processo produtivo da organização.

• Custos são os valores gastos para que a atividade fim da empresa seja concretizada. Ou seja, é tudo que está diretamente envolvido para a fabricação de um produto ou prestação de um serviço.
• Despesas são os valores gastos para a manutenção da organização, que não se vinculam diretamente com a atividade fim da empresa. Ou seja, são os gastos necessários para manter a estrutura funcionando.

Ainda com o objetivo de reduzir despesas e custos é importante salientar que tais itens podem ser fixos ou variáveis:

• As despesas e custos fixos não sofrem nenhuma variação em função do aumento da quantidade produzida ou volume vendido. 
• Já os custos e despesas variáveis vão alterar conforme ocorrer mudanças na quantidade produzida e no volume vendido.

A partir do registro adequado dos custos e das despesas será possível para a empresa identificar a margem de contribuição unitária de cada produto. Isto é, se haverá condições de avaliar se vale a pena ou não produzir determinado produto ou prestar um determinado serviço.
Assim, o cálculo da margem de contribuição permite identificar quais os produtos ou serviços da empresa necessitam de um processo de reavaliação. Sendo que tal reavaliação será para decidir sobre a sua continuidade, inovação ou retirada do mercado. 

Sugestões para reduzir despesas

1ª sugestão: avalie as despesas da empresa

É muito comum que pequenas e médias empresas fiquem imersas em suas atividades produtivas, de vendas e administrativas do dia a dia. Com isso, o cuidado com outros detalhes vão passando despercebidos e a empresa acaba sem ter um registro de todas as operações realizadas.
Entretanto, não importa o montante da operação para essa finalidade de registro. De fato, importa que a anotação seja efetuada desde os jantares da diretoria e do pessoal de vendas com os clientes até as pequeninas compras de material de escritório.
Portanto, a partir desse detalhamento a alta gerência pode identificar as despesas que estão ocorrendo e verificar a sua necessidade e importância para a concretização da atividade-fim empresarial.

Em sua análise a empresa deve avaliar os seguintes aspectos:

  • Consumo de papel, fotocópias e impressão;
  • Consumo de energia elétrica e água;
  • Gastos com Telefone e Internet;
  • Consumo de material de limpeza;
  • Consumo de copos descartáveis;
  • Contratação e demissão de funcionários;
  • Gastos com tarifas bancárias, correios e outros serviços.

Um detalhe que faz toda a diferença para essa avaliação: antes de decidir cortar, a empresa irá avaliar a relação custo x benefício de cada um dos aspectos mencionados. Por isso que a ideia de margem de contribuição obtida a partir do faturamento bruto menos as deduções de vendas e o custo de produção é tão importante.
Ou seja, indica o que sobra da venda de um produto depois de abatermos despesas e custos. Assim, a margem de contribuição também possibilita um gerenciamento mais efetivo do preço de venda, conseguindo aumentar a lucratividade e reduzir despesas.

2ª sugestão: planeje a redução de custos

A redução de custos é uma atividade estratégica e planejada. Por isso trabalha com a perspectiva de serem adotadas medidas que irão gerar a redução dos custos ao longo do tempo.

1ª dica: Trabalhar para melhorar a forma de gestão de fornecedores

Os fornecedores da empresa constituem um elemento vital para a cadeia produtiva e produzem um impacto significativo no orçamento.
Nesse sentido, é preciso estar avaliando se os fornecedores estão oferecendo qualidade e custos compatíveis com as necessidades da empresa.

Como também cuidar de medidas que possam vir a otimizar as negociações com os fornecedores tais como cronogramas de compras e volumes negociados.

2ª dica: Renegociar as dívidas da empresa

Se a empresa possui financiamentos e empréstimos, que normalmente apresentam custos elevados devido às taxas de juros, é interessante buscar renegociar essas dívidas para obter melhores condições.
Nesse sentido, melhores condições tanto pode ser com a redução da taxa de juros quanto com o parcelamento ou até mesmo migração para um outro banco, que ofereça melhores possibilidades de negociação.

3ª dica: Analisar a estrutura atual de custos

Uma maneira de reduzir custos é analisar a estrutura de composição dos mesmos. Dessa forma, a empresa estará avaliando a adequação dos processos que estão envolvidos bem como a melhor utilização dos recursos.
Nesse sentido, pode ser que uma nova negociação com algum fornecedor ou uma reformulação de uma etapa possa gerar resultados mais satisfatórios.

4ª dica: Gerenciar melhor o estoque

De início é preciso ter clareza de que estoque parado ou acumulado constitui um custo desnecessário para a empresa. Além disso, o risco de perdas e avarias é muito grande bem como manutenção e aluguel de um espaço sem uma efetiva necessidade. O estoque deve ter a dimensão da necessidade da empresa.

3ª sugestão: invista em tecnologia

Desde muito tempo que as empresas já compreenderam que uma das melhores formas para a reduzir despesas e custos é a utilização mais efetiva da tecnologia nos processos organizacionais.
Pois a substituição de processos manuais, lentos e repetitivos por alternativas automatizadas produz economia e ganhos em eficiência, reduz a ocorrência de erros e retrabalho.
Existem disponíveis no mercado algumas plataformas de gestão integrada que são capazes de exercer o gerenciamento de diversos setores da empresa. Por isso tais plataformas conseguem operar desde o financeiro até o estoque.
Como também reduz o consumo de papéis e arquivos físicos, gerando mais um ponto de economia para a empresa possibilitando reduzir despesas. Assim como elimina a necessidade de grandes equipes nos processos de gestão.
Nesse sentido, uma boa estratégia para obter um controle adequado de estoque é a utilização de aplicativos disponíveis no mercado específicos para essa finalidade. Os ganhos com a automatização dos processos compensam em muito os gastos com a aquisição do aplicativo.
Além disso, ainda existem os serviços digitais que cada vez mais as empresas estão aderindo como uma alternativa inovadora e mais eficiente em termos de contato com os clientes.

4ª sugestão: avalie a utilização de sites, aplicativos e softwares compartilhados


Uma solução alternativa interessante para reduzir despesas com impressão é a utilização de softwares, sites e aplicativos on-line, que sejam compartilhados entre os funcionários.
Tais soluções são simples e produzem excelentes resultados até mesmo para aumentar a sintonia do trabalho em equipe do pessoal da empresa. Um exemplo poderia ser a criação de planilhas do Google Sheets e o efetivo compartilhamento das informações entre as áreas da empresa em tempo real.
Assim como uma outra solução alternativa de reduzir despesas pode ser com a disponibilização de forma on-line de contracheques para os funcionários. Ou seja, você pode ter uma plataforma on-line de funcionários e possibilitar que eles façam a consulta por meio de arquivos digitalizados disponibilizados.
Com isso estará estimulando a redução do consumo de papel e trabalhando pela preservação do meio ambiente. Ainda nesse sentido, você pode utilizar da estratégia de digitalizar documentos, relatórios, dentre outros. Assim como poderá apostar na estratégia eficiente de gestão documental para a empresa.
Pois terá à sua disposição os serviços de armazenamento na nuvem, que além de oferecerem completa segurança para as suas informações permite a economia de tempo e reduzir despesas. Ou seja, é muito mais prático e rápido localizar pastas em diretórios no computador do que arquivos físicos.

Com isso a empresa conseguirá vislumbrar soluções alternativas que irão gerar a redução de despesas. Como também produzirão efeitos positivos para a preservação do meio ambiente e bem-estar organizacional.

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