Gestão

Relatórios gerenciais: uma gestão de qualidade e competência

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Em tempos de competitividade acelerada é imprescindível para qualquer empreendimento uma gestão de qualidade e dinâmica. Que esteja, de fato, apta a vencer as incertezas e turbulências do mercado globalizado.

Assim, para avaliar o desempenho de uma empresa é necessário que o gestor ou investidor tenha a sua disposição informações que reflitam a realidade do negócio, além de serem apresentadas de forma simples, direta e objetiva.

Atualmente, com o avanço acelerado da tecnologia tornou-se muito mais fácil o acesso as ferramentas que podem otimizar os processos gerenciais. Desse modo, são muitas ferramentas confiáveis para uma gestão estratégica.Nesse interim, uma dessas ferramentas identifica-se nos relatórios gerenciais. Pois estes fornecem informações de forma sistematizada para a tomada de decisão. Por isso a utilização de relatórios gerenciais gera ganhos financeiros e competitivos para a empresa.

Como elaborar um relatório gerencial

Para elaborar um relatório gerencial é preciso a priori que tenha sido definido quais os objetivos a serem alcançados com as informações desse relatório. Além disso, é preciso conhecer as necessidades da empresa e dos gestores.

Para um relatório de qualidade existem alguns passos a serem seguidos. Pois permitem pensar a respeito da linguagem que será utilizada, dos dados que serão analisados, da maneira e do formato do relatório em si.

Objetivos

O objetivo a ser proposto para o relatório precisa levar em consideração a sua finalidade. Ou seja, se está voltado para as áreas de controle, financeiro, orçamento ou ainda apoio a decisão gerencial. Além disso, deve ser redigido em poucas palavras e de fácil compreensão.

Conteúdo

Nesse item, a preocupação é de identificar quais as informações são relevantes para atender aquele relatório em particular. Isto é, o conteúdo deve fornecer recursos para que o objetivo seja alcançado. 

Se o objetivo é estabelecer uma análise comparativa o relatório tem de oferecer dados no formato para esse tipo de avaliação. Por isso deve ater-se ao volume desejado. Pois excesso de dados não significa qualidade. 

Formato

Para definir o formato do relatório é preciso levar em conta os seus futuros usuários. Pois este tendo o foco em um fundo de investimentos, ou o CEO da empresa, ou os fornecedores tem de atender as demandas de cada segmento.

Como as informações contribuem para uma tomada de decisão

A partir dos relatórios gerenciais um gestor pode acompanhar diariamente os indicadores do negócio. Como também pode acompanhar com critérios mensuráveis e obtendo uma otimização na utilização dos relatórios gerenciais.

Vamos apresentar os aspectos em que as informações de um relatório gerencial contribuem de forma efetiva para decisões estratégicas:

Permite o cruzamento das informações 

O cruzamento de dados de um relatório ou com outros relatórios permite:

  • Gerar novas informações;
  • Comparar dados temporais;
  • Criar dados estatísticos;
  • Confrontar informações existentes.

Dessa forma, oferece uma infinidade de alternativas para analisar o desempenho organizacional e a situação atual para tomar uma decisão gerencial que seja estratégica.

Possibilita que as falhas do processo sejam localizadas

O gerenciamento do negócio baseado no acompanhamento periódico de relatórios possibilita que as anomalias sejam identificadas com mais facilidade. Por isso permitirá evitar prejuízos e reduzir desperdícios.

Nesse sentido, um monitoramento feito a partir da análise dos relatórios pode identificar o ponto onde se originam os problemas e como afeta os outros setores. A fim de que possam ser tomadas as decisões assertivas adequadas.

Oferece transparência para as atividades da empresa

A clareza das informações é uma vantagem competitiva se permite que os usuários analisem, interpretem e compartilhem os relatórios de forma satisfatória. Assim, a transparência da gestão do negócio está sendo efetiva.

Aumento de credibilidade da empresa

A gestão trabalhando com relatórios que garantam transparência e compromisso com a qualidade constrói uma imagem positiva da empresa. Assim sendo, essa imagem passa a ser compartilhada por clientes, fornecedores, dentre outros.

Tipos de relatórios gerenciais

No contexto da prática empresarial vamos destacar alguns dos principais relatórios gerenciais que as empresas utilizam com resultados satisfatórios.

Relatório Financeiro

Provavelmente, os relatórios da área financeira são os mais utilizados tanto por empresas quanto por investidores, dentre outros. Além disso, alguns utilizam nomenclaturas diferenciadas em função do seu segmento de atuação.  

No entanto, todos os empreendimentos precisam lidar com contas a receber, custos, gastos, despesas, investimentos, orçamentos e inadimplência e outros.

Dentre os relatórios financeiros um que não pode ser esquecido é o Relatório de Fluxo de Caixa. Pois este relatório tem uma importância vital por registrar a movimentação de entrada e saída de dinheiro em um determinado período.

Assim sendo, se for do interesse da gestão pode incluir a Demonstração de Fluxo de Caixa, depois de validada pela contabilidade.Por meio deste relatório gerencial os gestores obtêm subsídios para ações de investimento e arrecadação de fundos para os meses seguintes. Dessa forma, com base na real situação da empresa o gestor poderá decidir por:

  • Pedir um empréstimo;
  • Criar estratégias de vendas; 
  • Investir em treinamento dos funcionários.

Relatórios de Satisfação

No que se refere a esse tipo de relatório podemos realizar em duas perspectivas:

  • Satisfação do consumidor; 
  • Satisfação do funcionário.

Os relatórios de satisfação do consumidor serão elaborados a partir da opinião do mesmo sobre o produto ou serviço que adquiriu da empresa. Portanto, é um relatório de caráter mais intuitivo.

Já o relatório do funcionário visa mapear o nível de satisfação dos funcionários mediante suas funções, seus benefícios e a própria política da empresa.

Relatório de Crescimento

Estes relatórios podem enfocar a empresa de forma global como podem também abordar setores específicos. Por isso interessa fatores como o crescimento da carteira de clientes, das vendas, do mix de produtos, do patrimônio empresarial, dentre outros.

Obstáculos para a elaboração de relatórios gerenciais

Muitas vezes as empresas nem imaginam que determinadas dificuldades possam vir a ocorrer até que de fato aconteçam. Pois a elaboração de relatórios gerenciais depende de dois fatores impactantes para a organização. 

Por um lado, depende das ferramentas disponíveis para serem utilizadas. De outro lado, depende dos dados a serem utilizados. Pois é necessário que haja um processo de planejamento para a geração dos relatórios, definindo com antecedência ferramentas e dados a serem utilizados.

Assim sendo, produzir relatórios com desperdício de tempo para elaboração e/ou ferramentas inadequadas gera para a organização as consequências:

Análise e interpretação imprecisas, gerando conclusões equivocadas em função da inadequação das ferramentas entre si;

Não identificação de oportunidades devido ao excesso de informações, pouca análise e dados sem consistência e relevância;

Apresenta um custo elevado com um trabalho insatisfatório e que não gera produtividade e nem lucratividade organizacional.

Como obter qualidade em um relatório gerencial

Algumas empresas acreditam que todos os relatórios acabam sendo desenvolvidos e pensados da mesma forma. No entanto, é um engano. Pois cada situação requer uma avaliação diferenciada pautada em estratégias.

Vamos apontar a seguir alguns fatores que devem ser observados para garantir a qualidade dos relatórios gerenciais de sua organização:

Manter a objetividade

Para isso é necessário manter o foco no público-alvo e como o relatório será utilizado e apresentado. Além disso, deve ser um relatório breve, direto e focado no objetivo proposto. 

Priorizar a utilização de informações relevantes

Nesse interim, vale a pena lembrar que não é a quantidade de informações que irá produzir resultados satisfatórios. Antes de tudo é a qualidade e adequação das informações selecionadas para comporem os relatórios da empresa.

Definir critérios adequados para seleção dos indicadores

Tão importante quanto os indicadores que serão utilizados são os critérios que irão orientar a escolha desses índices. É preciso considerar elementos como abrangência, importância, simplicidade, consistência e objetivo proposto.

Planejar a forma de apresentação do relatório

Para uma apresentação de sucesso é preciso partir do objetivo a ser alcançado e para quem será exibida. A partir desses elementos é possível definir os tópicos principais a serem visualizados, as ilustrações e gráficos necessários.

Para que automatizar os relatórios gerenciais da sua empresa

Certamente, é indiscutível a importância estratégica dos relatórios gerenciais para uma gestão competitiva. Contudo, uma outra questão também precisa ser considerada, ou seja, para que automatizar relatórios?

A princípio poderíamos utilizar apenas o argumento da redução das falhas e do retrabalho como vantagens obtidas com a automatização.

Nesse sentido, grande parte das pequenas e médias empresas estão um passo à frente. Elas já estão percebendo as vantagens de trabalhar com ferramentas automatizadas. Dessa forma, estão obtendo excelentes resultados e vantagens competitivas no mercado globalizado.

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