Gestão

Como realizar reuniões produtivas com sua equipe

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Reuniões fazem parte da rotina das empresas desde tempos remotos. Nos dias atuais, em que se espera de uma equipe que ela seja proativa, empreendedora e inovadora, as reuniões ganham ainda maior importância. O grande problema para os gestores, no entanto, é conseguir organizar reuniões produtivas, que são aquelas que atingem seu propósito.

Há uma série de práticas capazes de garantir que todas as reuniões com sua equipe sejam um sucesso. Uma das práticas para tornar as reuniões produtivas é percebê-las como um projeto. Todo projeto precisa equacionar um recurso precioso, que é o tempo, assim como deve ser feita a gestão das expectativas e das pessoas.

Sempre que falamos em um projeto, pensamos em processo que leva à criação de uma solução para atender a uma determinada necessidade, que deve ser realizado dentro de um prazo estipulado, com um determinado custo. Todo projeto envolve planejamento, organização, controle e direção, que são os elementos da gestão.

Imagine que sua reunião é um projeto. Portanto ela precisa ser planejada, organizada, dirigida e controlada. Nós veremos como essa filosofia se encaixa perfeitamente na gestão de reuniões produtivas, que sejam concluídas com o sentimento de êxito e não de tempo perdido.

Reúna sua equipe com moderação

As reuniões devem fazer parte da rotina? Sim, até certo ponto. Não obstante, ao falarmos em rotina, temos a ideia de algo que se repete com certa frequência. Sua empresa faz reuniões diárias? Semanais? Quinzenais? Não importa muito. A questão que deve ser respondida é o que essas reuniões produzem para a empresa.

Bom, quando chegamos à resposta de que a maioria dessas reuniões não produz nada de positivo, é porque elas são mal dirigidas, mal planejadas ou simplesmente desnecessárias. Em outras palavras, a empresa está roubando tempo de sua equipe, que poderia estar sendo aplicado em algo mais produtivo.

Certifique-se de que realmente uma reunião seja necessária. Uma reunião é necessária quando há um problema e o melhor caminho para solucioná-lo é mobilizar a equipe. É necessária quando é preciso dar feedback à equipe, o que pode acontecer de forma regular. Sobretudo se as tarefas e os resultados estão condicionados pelo desempenho colaborativo dos envolvidos.

Nem sempre, porém, uma reunião é necessária. A empresa pode dispor de outros canais para troca de informações, sugestões e ideias entre a equipe e o gestor. Há várias formas de se manter um contato produtivo com os colaboradores sem que seja necessário reuni-los. Não por outra razão, é comum, nos dias atuais, ter colaboradores trabalhando remotamente, o que nos leva a perceber a importância de realizar somente reuniões produtivas, que façam total e absoluto sentido.

Você não precisa, por exemplo, reunir sua equipe para transmitir informações sobre um novo produto ou um novo procedimento, que não exija treinamento ou que não seja complexo. Da mesma forma, é desnecessário fazê-lo quando o propósito é comunicar novas políticas da empresa. Há ferramentas adequadas para isso, como a intranet.

Tome cuidado para que sua equipe não comece a perceber as reuniões como perda de tempo. Caso isso aconteça, o grande risco é que seus colaboradores apresentem desinteresse, além de posturas pouco receptivas. Esse estado de coisas pode comprometer, por contágio, os resultados das reuniões realmente necessárias.

Planejamento como chave para reuniões produtivas

Como já foi dito, reuniões produtivas são aquelas que alcançam seu propósito. Quando queremos percorrer um caminho, chegar ao destino e alcançar um objetivo, o que nós fazemos? Planejamos.

Sendo assim, a chave para o sucesso de uma reunião é o planejamento. Em primeiro lugar, você deve estipular o tempo de duração. Aliás, seus colaboradores devem ser comunicados sobre esse item, para poderem saber por quanto tempo terão que ficar reunidos, tendo, assim, a oportunidade de organizarem suas agendas.

Com base no tempo de duração estipulado, você deverá encaixar as pautas. Numa traga muitos temas para uma única reunião, pois você não conseguirá tratar de todos. Ao distribuir a pauta com uma infinidade de assuntos, você conseguirá obter dois efeitos: resistência e confusão.

A confusão é decorrente do fato de que, com a multiplicidade de temas, as pessoas ficarão dispersas, pensando sobre diversos assuntos, sem se aterem ao que está em discussão no momento. Quanto à resistência, qualquer um pode facilmente perceber que a pauta não cabe no prazo. Com isso, teremos prorrogação e insatisfação. Além disso, os objetivos não serão alcançados e eles terão que se preparar para uma reunião extra.

Para falar a verdade, reuniões produtivas são aquelas que tratam de pouquíssimos ou mesmo um único assunto. Esse assunto deve ser dividido em etapas, com perguntas que devem ser respondidas pelo produto da troca de informações, ideias e opiniões entre os participantes. Fazendo essa divisão, você terá controle maior sobre o andamento da reunião. Deve-se, inclusive, estipular um prazo para responder a cada tópico, de modo que a soma dos prazos de todos os tópicos seja igual ao tempo estipulado para a conclusão do trabalho.

Como organizar uma reunião

A organização de uma reunião é a responsável por que ela ocorra dentro do tempo estipulado, com os devidos recursos disponíveis e alcance os objetivos.

É essencial, para que os resultados pretendidos sejam alcançados, que toda a equipe esteja realmente focada. Sendo assim, a primeira medida é que os dispositivos móveis sejam convidados a permanecerem desligados.

Quem participa ou participou de reuniões sabe o quanto é inconveniente alguém interromper sua participação para atender a uma ligação. São todos paralisados por causa do interesse exclusivo de um membro da equipe.

Além disso, o ambiente deve ser confortável e acolhedor. As pessoas, ao serem convocadas para uma reunião, sentem-se importantes para a empresa. Um ambiente desconfortável, frio e sem acolhimento vai desfazer essa boa impressão.

Para concluir, faça um check list para conferir, antes da reunião se todos os materiais e equipamentos a serem utilizados estão disponíveis e funcionando. Você já deve ter participado daquelas reuniões em que o responsável por coordená-la perde 20 minutos tentando ligar um projetor.

Falando em projetor, faça com que a pauta esteja sempre visível, pois isso ajuda a coordenar mentalmente as pessoas. Distribua-a em papel ou deixe-a visível em banner ou slide.

Seguindo essas instruções, sua reunião transcorrerá de forma intensa, com foco, participação e sem paralisações indesejáveis.

Direção e controle em reuniões produtivas

O controle de uma reunião é, provavelmente, a parte mais simples, sobretudo se o planejamento houver sido feito corretamente.

Consiste em responder às perguntas da pauta e controlar o tempo estipulado para cada tópico. É uma boa prática designar um membro da equipe para fazer as anotações e controlar o relógio, de modo que o coordenador possa se dedicar à direção, que, esse sim, é o maior desafio dentro do processo.

Em primeiro lugar, o papel do coordenador é envolver as pessoas, o que pressupõe estarmos diante da necessidade de termos a figura de um líder. Uma apresentação inicial do tema deve ser feita, focando no problema, nos objetivos a serem alcançados e na importância da participação de todos na construção da solução.

É preciso que fique claro o quão é importante para a empresa que a melhor solução seja encontrada. Assim como o impacto que poderá ter no desempenho do setor, na melhoria dos processos, na produtividade do negócio ou na redução dos custos.

Com a equipe motivada, o maior desafio será manter a reunião nos trilhos, como um trem, que vai sempre em frente, sem se desviar do caminho.

Caberá ao coordenador dispor de energia e liderança para:

– neutralizar conflitos entre os membros da equipe gerados pelo calor do debate;

– evitar a ocorrência de conversas paralelas e desconectadas do tema em discussão;

– impedir que integrantes da equipe, ao abordarem o tema, afastem-se do mesmo, incluindo assuntos não pertinentes;

– fazer com que todos participem, sobretudo fazendo perguntas aos mais tímidos, que não são, necessariamente, desinteressados, e podem ter boas respostas para o problema abordado;

– garantir o cumprimento do prazo destinado a cada tópico e para a conclusão da reunião;

– recapitular, ao final da reunião, as soluções encontradas, de modo que as pessoas possam ter a percepção de que seu tempo foi bem empregado.

Aplique esse processo e tenha reuniões produtivas

Se você quer ter, daqui para frente, somente reuniões produtivas com sua equipe, aplique esse processo.

Tenha em mente que reuniões de trabalho precisam ter método. Não são reuniões informais. Inclusive, é mandatório que sejam realizadas dentro do horário de expediente. Exceto, claro, naqueles casos em que sua equipe fique presa à operação durante todo o expediente, o que é comum, por exemplo, em linhas de produção industrial e call centers.

Caso isso aconteça, ao menos pague hora extra aos seus colaboradores, pois reunião de trabalho também é trabalho. Não fosse, aliás, não haveria razão para fazê-las, não é verdade?

Então, resumindo:

– avalie se realmente é necessário realizar uma reunião para resolver o assunto em questão;

– reduza o tema da reunião a um mínimo possível de pautas;

– planeje toda a sua reunião;

– organize-a;

– estabeleça mecanismos de controle do andamento da reunião e do tempo;

– dirija sua reunião com energia e liderança.

Então, para concluir, segue uma boa dica. É que muitas vezes você vai frustrar algum integrante da equipe ao interrompê-lo, principalmente pelo fato dele estar saindo do tema.

Nessa situação, seja hábil. Explique ao colaborador que ele está se afastando do tema e que é fundamental que isso não aconteça para valorizar o tempo de todos. Convide-o a abordar o tema em particular para que, juntos, possam tratá-lo.

Com essa simples medida é possível neutralizar focos de insatisfação e fazer com que as pessoas se sintam respeitadas e importantes, além de manter a reunião produtiva.

Esperamos que a leitura tenha sido produtiva como suas futuras reuniões. Seja sempre bem vindo ao blog e aos nossos artigos, pois temos um compromisso com seu sucesso.

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